Wauw, je bent al mega goed bezig met meer overzicht creëren in je bedrijf! Nu is het tijd om al de eerder ingevulde onderdelen samen te brengen in je takenbord. Dit is waar jouw strategische planning en dagelijkse taken samenkomen, waardoor je onvergelijkbare controle krijgt over je werkzaamheden.
Je zult merken dat de template van het Takenbord al deels is ingevuld met taken vanuit klantenoverzicht. Dit zorgt voor een directe link tussen je klantenbeheer en je dagelijkse taken. Nu is het moment om de plannen die je hebt gemaakt in je planningstool toe te voegen aan dit bord. Dit zorgt ervoor dat je doelen en strategieën naadloos worden geïntegreerd in je dagelijkse activiteiten.
Ga naar de tab genaamd ‘Business’ om hier de taken voor je eigen projecten op te slaan. Dit zijn de taken die je bij je doelen hebt bedacht en die je nu dus daadwerkelijk kunt gaan inplannen om uit te voeren.
Geef ook hiervoor net als bij de klanttaken ook weer de benodigde informatie per taak mee. Zitten er taken tussen waarvan je nog niet weet wanneer je deze wilt uitvoeren? Gebruik dan de Status ‘Someday’.
Wellicht heb je al bij de informatie per taak gezien dat je ook een tijdindicatie kunt meegeven. Zo kun je in één oogopslag zien hoe lang je verwacht met een enkele taak bezig te zijn en kun je op basis daarvan je planning verder uitwerken.
Ga naar de tab ‘Time management’ om de tijd voor meerdere taken in te schatten. Je kunt hier 2 onderdelen invullen 👇🏼
Tijdsduur: Hier staan al tijden voor je klaar waaruit je kunt kiezen.
Duur: Hier kun je de tijd nogmaals toevoegen in cijfers, waarbij 1 uur gelijk staat aan 1. Een kwartier is hierin bijvoorbeeld 0,25. Onderaan de lijst zie je na het invullen dat de tijd van de verschillende taken nu bij elkaar opgeteld wordt. Zo kun je zien hoeveel tijd je met de openstaande tijd bezig zult zijn.
Nu je weet hoeveel tijd je aan iedere taak kwijt bent kun je de taken gaan inplannen. Geef aan iedere taak (indien nodig) een deadline. Naast de deadline datum kun je ook een ‘Planned Date’ aan de taak toevoegen. Dit is de datum dat je aan de taak wilt gaan werken.
Na het invullen van deze data kun je doorklikken naar het tabje ‘Calender’ en zie je direct wat voor welke dag ingepland staat. Een visueel overzicht helpt je niet alleen bij het plannen, maar zorgt ook dat je geen belangrijke momenten over het hoofd ziet.
Tip: Pak nu je alles overzichtelijk op een rijtje hebt de ruimte om je tijd te verdelen tussen klantwerk, persoonlijke projecten en vrije tijd. Een gebalanceerd schema is essentieel voor een toekomstbestendig bedrijf.
Long story short: Dit takenbord template kan meer zijn dan een lijst; het kan als je hem goed blijft gebruiken een fundament zijn voor jouw succes. Gebruik het om ruimte te creëren en bewaren voor meer tijd om AAN jouw bedrijf te werken. You got this!